Integracja EstiCRM z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)

1. Odbieranie faktury za abonament EstiCRM - ważne informacje

Od 1 kwietnia 2026 roku faktury za abonament EstiCRM są wystawiane do 7 dni po opłaceniu zamówienia w systemie.
Faktura za abonament wystawiona w EstiCRM zostanie przesłana do KSeF i jest tam dostępna do pobrania, zgodnie z wymaganiami KSeF.
W sekcji Moje Konto -> Pakiet Abonamentowy mają Państwo dostęp do faktury w formie PDF, a także możliwość sprawdzenia wszelkich szczegółów płatności za zamówienia dot. abonamentu EstiCRM.

2. Wystawianie faktur klientom Twojego biura za pomocą EstiCRM

W związku ze zmianami w przepisach dotyczących obowiązkowego fakturowania elektronicznego w Polsce, przygotowaliśmy możliwość pobierania z EstiCRM faktur zgodnych z wymaganiami KSeF.

Ministerstwo Finansów udostępniło wersję Aplikacji Podatnika, w której można logować się i przesyłać faktury w formacie XML: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

Udostępniliśmy możliwość generowania plików faktur w formacie XML (Struktura FA(3)), zgodnych ze specyfikacją KSeF 2.0.
Dzięki temu z poziomu EstiCRM można obecnie:

a. Generować pliki XML z faktur

i. Pobranie pojedynczej faktury
W zakładce Faktury w EstiCRM istnieje możliwość zaznaczenia wybranego dokumentu i wygenerowania pliku XML zgodnego z wymaganiami KSeF.

ii. Akcje masowe – pobranie wybranych faktur zbiorczo

Akcje masowe oraz eksport kilku faktur w pliku ZIP na potrzeby wysyłki do KSeF są dostępne po zalogowaniu się do biura firmy z poziomu zakładki Finanse → Faktury:

Po zaznaczeniu checkboxa przy jednej lub kilku pozycjach z listy wyszukanych faktur, w górnej części strony pojawi się dodatkowe menu z przyciskiem Akcje.

Z rozwijanej listy należy wybrać pozycję Pobierz KSeF XML, aby wyświetlić stronę zbiorczego eksportu wybranych faktur.

Na stronie dostępne są do edycji pola określające datę wystawienia poszczególnych faktur. Domyślnie zawsze ustawiana jest w nich bieżąca data. Po kliknięciu przycisku Pobierz zostanie przygotowany i zapisany lokalnie plik ZIP zawierający faktury w formacie XML.

b. Wgrywać pliki XML do systemu KSeF

Wygenerowany plik można następnie manualnie wgrać do rządowego systemu KSeF za pośrednictwem Portalu Podatnika: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

Podczas wgrywania plik jest weryfikowany przez system KSeF pod kątem zgodności ze specyfikacją.

Jak wgrywać lub pobierać faktury w KSeF? Księgowość online Fakturomania.pl : Baza Wiedzy

Faktury XML pobrane z EstiCRM w akcji masowej w ZIP należy wgrać w KSeF pojedynczo.

Dzięki temu rozwiązaniu mogą Państwo teraz spełnić podstawowe wymogi ustawy.

Pełna automatyzacja w kolejnych etapach

Naszym celem jest pełna, automatyczna integracja EstiCRM z KSeF. Docelowo planujemy umożliwić:

- wysyłanie faktur do KSeF bezpośrednio z EstiCRM,

- brak konieczności ręcznego logowania się do systemów rządowych i ręcznego wgrywania plików.

O dokładnym terminie wdrożenia pełnej automatyzacji będziemy informować na bieżąco.